Meetings effizient gestalten

Datum:
22
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10
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22
Kategorie:
Büro & Arbeitsplatz

In 5 Schritten zu effizienten Konferenzen und Meetings.

1. Pünktlichkeit


Eigentlich ist es selbstverständlich, aber dennoch passiert es regelmäßig. Kollegen kommen zu spät zur Konferenz. Dadurch verzögert sich die Besprechung, der Unmut steigt noch bevor auch nur ein Wort gesprochen wurde, die Stimmung ist schlecht. Hat die Konferenz begonnen und es kommen Nachzügler, so kommt Unruhe in die Runde, die Besprechung wird unterbrochen und der Wissensstand der Teilnehmer ist unterschiedlich, was im Fortgang zu weiteren Verzögerungen führen kann.


2. Vorbereitung ist das A und O


Manche Konferenzen erscheinen lang, weil viel geredet wird. Das lässt sich vermeiden, indem die Teilnehmer im Vorfeld gebrieft werden. Statt einen langen einführenden Monolog mit einer Präsentation zu führen, kann die Präsentation im Vorfeld verschickt werden und bei der Konferenz kann direkt mit der konstruktiven Diskussion begonnen werden. Das spart Zeit und die Teilnehmer werden direkt miteinbezogen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass sich auch wirklich jeder vorbereitet.


3. Weniger ist mehr


Nach einer Konferenz kommt es immer wieder vor, dass man sich fragt: Warum musste ich da jetzt dabei sein? Und diese Frage ist berechtigt. Nicht alle Themen müssen in einer großen Runde besprochen werden. Oft reicht ein kleinerer Kreis aus, der wesentlich effizienter und produktiver arbeiten kann. Die restlichen Mitarbeiter können während der Konferenz an ihrem Tagesgeschäft arbeiten und geraten hierbei unter weniger Zeitdruck. Alle sind entspannter. Die Auswahl der Teilnehmer für die Konferenz muss allerdings gut begründet und auch entsprechend kommuniziert werden. Werden Mitarbeiter aus Prozessen ausgeschlossen, kann dies auch negative Folgen haben. Ein offenes Gespräch ist hier als vorbeugende Maßnahme zu empfehlen.

4. Attention, please!


Es vergeht kaum noch eine Minute, in der auf unserem Smartphone keine Benachrichtigung aufploppt. Mails, News, Chats, Updates, das Wetter und vieles mehr. Ständig erhalten wir Informationen. Informationen, die wir als wichtig erachten, direkt lesen müssen und damit abgelenkt werden. In Konferenzen ist das störend. Dass der Ton von Handys bei Sitzungen ausgeschaltet wird, ist in den meisten Büros schon Standard. Doch auch das Vibrieren kann ablenken und stören. Die beste Lösung ist, die Handys komplett stumm zu schalten. Zudem sollte unbedingt vermieden werden, die Geräte während der Sitzung zu benutzen. Es ist nicht nur unhöflich, sondern auch der Konzentration und der effektiven Arbeit nicht förderlich. Jede Konferenz hat Pausen, in denen die wichtigsten Nachrichten beantwortet werden können.

5. Konferenzen sind Teamarbeit


Damit eine Konferenz effektiv wird, ist es wichtig, dass im Vorfeld die Aufgaben verteilt werden. Wer leitet die Sitzung, wer leitet die Diskussion? Welche Regeln für die Diskussion gibt es? Ist dies alles im Vorfeld klar kommuniziert, steht einer kurzen aber produktiven Sitzung nichts im Wege. Dazu zählt auch die sogenannte Gesprächsnetiquette. Diese beinhaltet nicht nur, dass man sich nicht gegenseitig beleidigt, sondern auch, dass die Kollegen einander aussprechen lassen und nicht durcheinander reden. Bei hitzigen Diskussionen wird das gerne vergessen. Hier ist eine starke Gesprächsführung wichtig.

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1. Pünktlichkeit


Eigentlich ist es selbstverständlich, aber dennoch passiert es regelmäßig. Kollegen kommen zu spät zur Konferenz. Dadurch verzögert sich die Besprechung, der Unmut steigt noch bevor auch nur ein Wort gesprochen wurde, die Stimmung ist schlecht. Hat die Konferenz begonnen und es kommen Nachzügler, so kommt Unruhe in die Runde, die Besprechung wird unterbrochen und der Wissensstand der Teilnehmer ist unterschiedlich, was im Fortgang zu weiteren Verzögerungen führen kann.


2. Vorbereitung ist das A und O


Manche Konferenzen erscheinen lang, weil viel geredet wird. Das lässt sich vermeiden, indem die Teilnehmer im Vorfeld gebrieft werden. Statt einen langen einführenden Monolog mit einer Präsentation zu führen, kann die Präsentation im Vorfeld verschickt werden und bei der Konferenz kann direkt mit der konstruktiven Diskussion begonnen werden. Das spart Zeit und die Teilnehmer werden direkt miteinbezogen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass sich auch wirklich jeder vorbereitet.


3. Weniger ist mehr


Nach einer Konferenz kommt es immer wieder vor, dass man sich fragt: Warum musste ich da jetzt dabei sein? Und diese Frage ist berechtigt. Nicht alle Themen müssen in einer großen Runde besprochen werden. Oft reicht ein kleinerer Kreis aus, der wesentlich effizienter und produktiver arbeiten kann. Die restlichen Mitarbeiter können während der Konferenz an ihrem Tagesgeschäft arbeiten und geraten hierbei unter weniger Zeitdruck. Alle sind entspannter. Die Auswahl der Teilnehmer für die Konferenz muss allerdings gut begründet und auch entsprechend kommuniziert werden. Werden Mitarbeiter aus Prozessen ausgeschlossen, kann dies auch negative Folgen haben. Ein offenes Gespräch ist hier als vorbeugende Maßnahme zu empfehlen.

4. Attention, please!


Es vergeht kaum noch eine Minute, in der auf unserem Smartphone keine Benachrichtigung aufploppt. Mails, News, Chats, Updates, das Wetter und vieles mehr. Ständig erhalten wir Informationen. Informationen, die wir als wichtig erachten, direkt lesen müssen und damit abgelenkt werden. In Konferenzen ist das störend. Dass der Ton von Handys bei Sitzungen ausgeschaltet wird, ist in den meisten Büros schon Standard. Doch auch das Vibrieren kann ablenken und stören. Die beste Lösung ist, die Handys komplett stumm zu schalten. Zudem sollte unbedingt vermieden werden, die Geräte während der Sitzung zu benutzen. Es ist nicht nur unhöflich, sondern auch der Konzentration und der effektiven Arbeit nicht förderlich. Jede Konferenz hat Pausen, in denen die wichtigsten Nachrichten beantwortet werden können.

5. Konferenzen sind Teamarbeit


Damit eine Konferenz effektiv wird, ist es wichtig, dass im Vorfeld die Aufgaben verteilt werden. Wer leitet die Sitzung, wer leitet die Diskussion? Welche Regeln für die Diskussion gibt es? Ist dies alles im Vorfeld klar kommuniziert, steht einer kurzen aber produktiven Sitzung nichts im Wege. Dazu zählt auch die sogenannte Gesprächsnetiquette. Diese beinhaltet nicht nur, dass man sich nicht gegenseitig beleidigt, sondern auch, dass die Kollegen einander aussprechen lassen und nicht durcheinander reden. Bei hitzigen Diskussionen wird das gerne vergessen. Hier ist eine starke Gesprächsführung wichtig.

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