Ordnung halten im Büro

Datum:
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Kategorie:
Büro & Arbeitsplatz

Ordnung ist das halbe Leben - auch im Büro. Hier erfahren Sie wie Sie mit wenig Aufwand Ordnung auf dem Schreibtisch und auf dem Laptop halten.

Erster Schritt: Schreibtisch komplett abräumen


Der erste Schritt ist immer der Wichtigste. Beim Schaffen von Ordnung gilt es dabei, radikal vorzugehen. Räumen Sie den Schreibtisch komplett ab, also alle Unterlagen, alle Ordner und auch alle Geräte samt Monitor und Tastatur. Nun putzen Sie die Tischplatte und stellen dann zuerst die Gegenstände wieder auf, die sie wirklich benötigen. Monitor, Telefon und dergleichen. Das sollte stets der Idealzustand sein. Natürlich brauchen Sie aber je nach Tätigkeit tagesaktuelle Unterlagen, um ihre Aufgaben erledigen zu können. Diese dürfen natürlich auch auf dem Schreibtisch liegen. Doch sobald Sie diese Aufgabe erledigt haben, sollten die Unterlagen wieder vom Tisch entfernt werden, um die Ordnung zu erhalten. 


Zwischenablage 


Nicht alle Unterlagen können direkt nach ihrer Erledigung weggeworfen oder archiviert werden. Ein Kollege muss noch eine Genehmigung erteilen, eine Frist abgewartet werden. Die Unterlagen werden also von Ihnen nicht bearbeitet, sind aber noch wichtig. Deswegen werden sie gerne auf dem Schreibtisch liegen gelassen, weil sie ja augenscheinlich noch aktuell sind. Doch so fängt die Unordnung an. Besser ist es, wenn Sie für solche Unterlagen ein spezielles Fach, eine Ablage oder einen Karton bereithalten. Hier lagern Sie Dokumente, die "auf Halde" liegen. Regelmäßig gehen Sie dieses Fach durch und schauen, ob die Dokumente inzwischen endgültig abgelegt oder entsorgt werden können. Der Schreibtisch bleibt frei.

Ähnlich können Sie mit Werbegeschenken oder ähnlichem umgehen. Wir haben die Angewohnheit, Werbegeschenke einfach irgendwo auf den Schreibtisch zu legen, obwohl wir wissen, dass wir sie eigentlich gar nicht brauchen. Wegschmeißen wollen wir sie aber auch nicht. Also einfach auch hier ein Fach oder einen Karton anschaffen, in dem genau solche Gegenstände gelagert werden. Wenn Dinge über ein halbes Jahr in diesem Karton liegen, fällt es uns auch leichter, sie letztlich wegzuwerfen. Der Schreibtisch bleibt frei.

Ordnungssysteme


Investieren Sie in Ordnungssysteme. Es gibt Menschen, die in einem Blätterstapel auf dem Schreibtisch eine unsichtbare Ordnung sehen. Übersichtlicher ist aber eine einfache Ablage für Papier mit mehreren stapelbaren Schubfächern. Das schafft Platz und Ordnung auf dem Schreibtisch und sieht vor allem auch gut aus. Wenn Kollegen oder Geschäftspartner an ihren Arbeitsplatz kommen, können Sie so einen guten Eindruck schaffen. Die Kosten für diese Ordnungssysteme übernimmt in der Regel der Arbeitgeber.

Zimmerpflanzen pflegen

Gerne haben wir viele Zimmerpflanzen im Büro. Sie bringen Natur ins Haus und heben die Stimmung. Zumindest solange sie gepflegt werden. Schnell passiert es, dass im hektischen Alltag keine Zeit zum Gießen bleibt und irgendwann fällt auf, dass die ehemals grüne Pflanze nur noch braun ist. Das sieht nicht nur unschön aus, es zieht auch die Atmosphäre schnell herunter. Um das zu vermeiden, notieren Sie am besten in Ihrem Kalender regelmäßig einen Termin "Pflanzen Gießen". So bleibt ihr Büro immer frisch und zaubert ein Lächeln auf das Gesicht Ihrer Kollegen.


Ein übersichtlicher Desktop

Können Sie spontan sagen, wie viele Dateien und Icons Sie auf Ihrem Desktop haben? Fünf? Oder sind es nicht doch vielleicht eher fast 50? Weil alles schnell gehen muss, lieben wir es, Dateien einfach mal schnell auf dem Desktop abzulegen, wo sie dann so lange liegen, bis der ganze Bildschirm voll ist.


Zuerst den Desktop leeren

Das Beste ist, wenn Sie einmal alles auf null setzen. Sie erstellen einen neuen Ordner und legen dort alle Dateien ab, sodass ihr Desktop wieder komplett leer ist. Einzelne Dateien sollten dort in Zukunft nicht mehr abgespeichert werden, sonst fängt alles wieder von vorne an. Schauen Sie sich nun Ihren neuen Ordner an und versuchen Sie zu erkennen, welche Art von Dateien Sie dort finden. Sind dort mehrere Protokolle? Dann erstellen Sie auf dem Desktop einen Ordner "Protokolle" und fügen Sie diese dort ein. Nach diesem System fahren Sie fort bis der Ordner fast leer ist. Übrig bleiben in der Regel speziellere Dateien, die nicht so gehäuft vorkommen. Hierfür jeweils einen eigenen Ordner anzulegen ergibt keinen Sinn. Für diese Art können Sie einen "Zwischenablage"-Ordner erstellen. In Zukunft speichern Sie alle neuen Dateien, die nicht zugeordnet werden können, hier ab. Nach einiger Zeit werden Sie sehen, dass Sie mehrere Dateien gemeinsam in einen neuen Ordner auf dem Desktop auslagern können.

Dateien regelmäßig archivieren


Nehmen Sie sich regelmäßig die Zeit und schauen Sie Ihre Desktop-Ordner durch. Müssen diese noch präsent auf dem Desktop sein oder können Sie diese nicht auf archivieren? Es empfiehlt sich einmal im Monat alle Ordner durchzugehen und auszusortieren. Sonst laufen Sie Gefahr, dass ihr Desktop überfüllt ist mit Ordner, statt mit einzelnen Dateien. Damit ist nichts gewonnen.


Ordnung halten mit dem Hintergrundbild

Nutzen Sie das Hintergrundbild, um Ordnung zu halten. Was für ein Bild nutzen Sie derzeit als Desktop-Hintergrund? Ein Urlaubsfoto oder ein Familienfoto? Doch was haben Sie davon, wenn Sie es nicht erkennen können, weil überall Ordner sind? Sie können den Hintergrund nutzen, um Ordnung zu halten. 

Mit einem Bildprogramm, können Sie ganz einfache Zeichnungen erstellen, die Ihren Desktop in Bereiche einteilt. Es reicht schon, wenn Sie über die ganze Höhe senkrechte Striche ziehen und die Bereiche mit anderen Farben einfärben. Zum Beispiel von links nach rechts erst ein helles rot, dann ein helles gelb und dann ein helles grün. Ordner, in denen tagesaktuelle und dringende Dateien sind, legen Sie im roten Bereich ab. Fertig bearbeitete Ordner, die nur noch auf eine Abnahme warten, kommen in den grünen Bereich. Dazu brauchen Sie keine Kenntnisse in Photoshop oder ähnlichen Bildbearbeitungsprogrammen. Jeder Computer hat ein einfaches Zeichenprogramm vorinstalliert, das jeder bedienen kann. Wenn Sie dennoch Probleme haben, fragen Sie einen Kollegen. So ein Bild ist in zwei Minuten erstellt und noch schneller als Bildschirmhintergrund erstellt.

Einstellungen anpassen


Passen Sie die Einstellungen an. Die meisten Dateien werden auf dem Desktop gespeichert, weil dies so voreingestellt ist. Ändern Sie das und bringen Sie bereits hier gezielt eine Ordnung herein. Erstellen Sie zum Beispiel einen Ordner "Screenshots" und passen Sie die Einstellungen so an, dass Screenshots automatisch in diesem Ordner gespeichert werden. 

Es macht nicht immer Spaß, den Desktop aufzuräumen. Doch Ordnung im Computer, schafft langfristig auch eine gewisse Ordnung im Kopf und lässt und so effizienter und entspannter arbeiten. Außerdem macht es einen professionellen Eindruck, wenn Sie mit Kollegen oder Geschäftspartnern am Computer sitzen, und der Desktop ist frei von jeglichem Chaos.


Ein zweiter Bildschirm

Noch besser lässt sich der Überblick behalten mit einem zweiten Bildschirm. Hier kann ein Monitor für das aktive Arbeiten genutzt werden und der zweite als Ablage. Das spart Zeit, denn es muss weniger hin- und her geklickt werden. Links ist das E-Mail-Postfach geöffnet, in dem eine Email an den Kunden geschrieben wird. Rechts sind die Unterlage geöffnet, aus denen ihr zitieren wollt. Links eine Präsentation, rechts die Quellen.

Das Anschließen eines zweiten Bildschirms sollte keine großen Probleme bereiten. Die Grafikkarte benötigt dafür zwei Anschlüsse, an die beide Monitore angeschlossen werden können. Das ist heutzutage bei den meisten Computern, die in Büros verwendet werden, der Fall.

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