‍Inwiefern haben sich die Anforderungen, die Angestellte an ihr Büro haben, aufgrund der Pandemie verändert?

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Bereits vor der Corona-Pandemie zeichnete sich in der Büro- und Arbeitswelt ein großer Wandel ab. Die Digitalisierung ermöglicht es zunehmend flexibler und räumlich autonomer zu arbeiten. Dadurch ergeben sich neue Möglichkeiten und Entscheidungsfreiräume bei der Wahl des Arbeitsortes. Die Corona Pandemie hat diese Entwicklung extrem beschleunigt. Einige Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen haben in den vergangenen zwei Jahren erste Erfahrungen im räumlich verteilten Arbeiten gesammelt und festgestellt: Remote Arbeiten, das kann funktionieren! Auch dank des Einsatzes von virtuellen Kommunikationsplattformen und dem Ausbau digitaler Ablagesysteme.

Einer Umfrage zufolge, die im Mai 2020 stattfand, nehmen 60 Prozent an, dass ihr Arbeitsstil in Zukunft räumlich und zeitlich flexibler wird. Diese Entwicklung hat nicht nur einen großen Einfluss auf die Gestaltung von Arbeitsorganisationen und Kulturen, sondern auch auf die Gestaltung der Büroumgebung. Zukünftig wird die Fahrt zum Unternehmensstandort vermehrt auf einer bewussten Entscheidung basieren. Mitarbeiter:innen werden vor allem ins Büro kommen, um sich dort mit ihren Kolleg:innen auszutauschen und sich auf informeller Ebene zu begegnen. Diese face-to-face Interaktion ist wichtig, um den Wissensaustausch zu stärken und die Identifikation mit dem eigenen Unternehmen zu steigern. Dementsprechend wünschen sich viele Mitarbeiter:innen vor allem vielfältige Bürostrukturen mit Orten der Begegnung, wie zum Beispiel großzügigen Pausenbereichen und Aufenthaltsflächen. Laut Studienergebnisse würde jeder vierte Teilnehmer eine Auslegung der Büroflächen als Kommunikations- und Begegnungszonen befürworten, auch wenn damit eine Verlegung der Fokus- und Stillarbeit ins Homeoffice einhergeht.

Welche Aspekte werden von Wissensarbeiter:innen nun verstärkt nachgefragt, die vor der Pandemie keine oder nur eine geringe Rolle gespielt haben?

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Laut Studienergebnisse würde jeder vierte Teilnehmer eine Auslegung der Büroflächen als Kommunikations- und Begegnungszonen befürworten, auch wenn damit eine Verlegung der Fokus- und Stillarbeit ins Homeoffice einhergeht. Eine Büroumgebung muss vor allem vielfältig und abwechslungsreich gestaltet sein, um für jede Arbeitsaktivität das perfekte, individuelle Arbeitsumfeld zur Verfügung stellen zu können. Da Mitarbeiter:innen zukünftig alternative Arbeitsorte zum Unternehmensstandort haben werden, ist ein Umdenken der ursprünglichen Bürostrukturen besonders wichtig. Eine Büroumgebung muss die Performance der Mitarbeiter:innen bestmöglich unterstützen und die Motivation steigern.

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Um Flächen für Mehrwertangebote wie größere und vielfältigere Büroflächen zu schaffen, könnte eine Maßnahme sein, Desk-Sharing-Modelle einzuführen. Laut Umfrage stehen die Befragten Sharing-Modellen weitaus weniger kritisch gegenüber als noch vor der Corona-Pandemie. Jeder fünfte Teilnehmer einer Umfrage befürwortet beispielsweise sogar die Einführung eines unternehmensübergreifenden Sharing-Modells, das heißt sogar das Teilen von Arbeitsplätzen über den eigenen Unternehmensstandort hinaus. Durch die effizientere Nutzung von Flächen durch Sharing, können gewonnene Quadratmeter für andere Infrastrukturen genutzt werden. Neben der Gestaltung von Pausen- und Erholungsflächen, steht auch die Entwicklung von Kreativzonen und temporär anmietbaren Projekträumen im Fokus, denn die Zusammenarbeit bei kreativen Prozessen vor allem zu Beginn von neuen Projekten, lässt sich virtuell bislang kaum abbilden. Zur Entwicklung von kreativen, innovativen Ideen bleibt das Büro ein wichtiger Ort.

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Was ist Ihrer Meinung nach das Alleinstellungsmerkmal eines Corporate Office? Wo liegen die Vorteile eines festen Büros im Vergleich zu Remote-Only-Konzepten?

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Die Gestaltung des Unternehmensstandortes spielt für die Identität des Unternehmens eine wesentliche Rolle. Die Auslegung und Planung der Innenräume und das architektonische Abbild spiegelt die Werte und Leitlinien des Unternehmens wider. Für Mitarbeiter:innen ist der Unternehmensstandort Dreh- und Angelpunkt. Trotz einer steigenden Dynamik und die zeitweise Verlegung des Arbeitsortes ins Homeoffice oder an sogenannte "Dritte Arbeitsorte" wie Cafés oder Bibliotheken, werden Bürostandorte auch in Zukunft eine große Bedeutung haben. Dennoch sind Mitarbeiter:innen gegenüber neuer Arbeits- und Besprechungsorte aufgeschlossen. Jeder vierte Teilnehmer würde es demzufolge befürworten, wenn Teamevents und bestimmte Besprechungsformate wie z. B. Kreativworkshops an unterschiedlichen Destinationen beispielsweise in temporär angemieteten Projekträumen im urbanen Kontext stattfinden würden.

Was würden Sie Unternehmen raten, die über ein Büro, welches sich auf dem Stand von vor der Pandemie befindet, verfügen?

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Seien Sie mutig und aufgeschlossen gegenüber neuen Konzepten! Am Fraunhofer IAO begleiten wir im Team „Workspace Innovation“ vorwiegend Industrieunternehmen, die bisher in klassischen Strukturen gearbeitet haben und mit der Zeit feststellten, dass die Architektur nicht mehr zu ihrer Arbeitsweise und Unternehmenskultur passt. Wir verbringen unserer Arbeitszeit nicht mehr hauptsächlich mit strukturierten Routinetätigkeiten und linienförmigen Arbeitsabläufen. Die Prozesse und Organisationen sind dynamischer und agiler geworden. Wir müssen laufend neue Ideen und Lösungen entwickeln und uns flexibel an neue Situationen anpassen.

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Kreativität, Flexibilität, Improvisation und Anpassungsfähigkeit sind die mitunter wichtigsten Attribute, um Arbeitsaufgaben nachgehen zu können. Zu diesem veränderten Arbeitsalltag passen keine Bürostrukturen aus vorherigen Jahrzehnten. Es braucht Veränderung – organisatorisch genauso wie räumlich. Der erste Schritt einer neuen Konzeptentwicklung: Die Festlegung von Leitplanken und die kritische Frage: Was ist unser individuelles Ziel? Was möchten wir als Unternehmen erreichen? Was macht uns als Unternehmen aus? Wie wollen wir in Zukunft als Unternehmen arbeiten? Erst wenn diese zentralen Fragestellungen beantwortet sind, kann mit der Ausarbeitung eines Raumkonzepts begonnen werden.

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Es ist wichtig anzuerkennen, dass jedes Unternehmen einzigartig ist. Es gibt keine Blaupause für alle Unternehmensstandorte. Die Übertragung von Silicon Valley basierten Konzepten mit Tischkicker und Hängematten wird in diesem Fall nicht funktionieren, denn jedes Unternehmen benötigt individuell angepasste Räume, die ihren eigenen Werten entsprechen.

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Vielen Dank für das Gespräch!

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Zu Teil 2.

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Hier können Sie die Ergebnisse der Studie "Back to the office" - Der Wandel der Arbeitswelt nachlesen.

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